Ihre Veranstaltung – unser Team – Meetings perfekt organisiert.
Planen Sie eine internationale wissenschaftliche Konferenz? Ein wichtiges Projekttreffen? Eine Website für ein erstklassiges Forschungssymposium? Oder suchen Sie ein charmantes Tagungshotel für Ihr nächstes Abteilungsmeeting? – Wir sind bereit!
Wir machen Ihre Konferenz, Meeting, Symposium, Seminar oder Workshop zu einem ganz besonderen Erlebnis! Profitieren Sie von unseren speziellen Hotelpreisen, unseren Empfehlungen für hochwertige Restaurants in 50 europäischen Städten und unserer Marketingexpertise. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Budget zu knapp ist, um Profis zu engagieren, finden wir gemeinsam einen Weg, um Ihr Event zu finanzieren. Sie werden überrascht sein, was möglich ist!
concentris ist spezialisiert auf das Projektmanagement von EU-Forschungsprojekten. Effektive Projekttreffen sind ein entscheidender Aspekt eines erfolgreichen Projekts. Die Erfahrung zeigt, dass Projekte am besten laufen, wenn sich die Partner – oder zumindest ein Teil davon – ein- bis zweimal im Jahr persönlich treffen und den aktuellen Fortschritt sowie die weitere Planung besprechen. Auch hier können Sie mit uns rechnen, denn hinter concentris steht ein Team an Konferenzmanagern, das sich auch mit den Förderrichtlinien auskennt.
Unser Konferenzmanagement-Paket im Einzelnen:
Teilnehmer
Einladung, Registrierung, Gebührenabwicklung, Erstellung der Teilnehmerunterlagen (Programmheft, Namensschilder etc.), technische und organisatorische Betreuung vor Ort, Nachbereitung (Einholen von Feedback, Zusenden der Präsentationen etc.)
Kost & Logis
Recherche der Veranstaltungsorte inkl. Preisverhandlungen und Buchungen, Kostenkalkulation und Abrechnung, Organisation von Catering
Marketing
Konferenzankündigung und Bewerbung (Webseite, App, Anzeigen, Poster, Mailings), Planung und Dreh von Konferenzvideos, Bereitstellung des Intranets KEYWAYS für Dokumentenverwaltung, Terminplanung, Projektfortschrittskontrolle u.v.m.
Inhalt
Call for Abstracts, Erarbeitung von Agenden und aktuellen Themenschwerpunkten, Planung von Poster Sessions / Break-out Sessions
Zusätzliche Leistungen bei EU Projekten
Protokollerstellung, Einhaltung der Bewirtungsrichtlinien, Einhaltung der finanziellen Leitlinien der EU-Kommission, Unterstützung des Koordinators bei der Einhaltung formaler Entscheidungsregeln gemäß Konsortialvertrag
Ihre Vorteile durch concentris
- Ihr Meeting bekommt einen ansprechenden Rahmen: Sie gestalten die Inhalte – wir finden das passende Hotel, ein nettes Restaurant und die richtigen Partner vor Ort.
- Wir kümmern uns um Details, die Sie erfolgreich machen: Sie kennen den Termin – wir die beste Verbindung zum Hotel, die Sitzordnung im Tagungsraum und das Passwort fürs Internet.
- Den Kopf frei für Wichtigeres: Sie halten Vorträge und moderieren die wissenschaftlichen Diskussionen während des Meetings – wir kümmern uns um das Protokoll, die Einhaltung von Entscheidungsregeln und den verlorenen Koffer Ihres Projektpartners.
- Mehr Zeit und dabei hoch produktiv: Sie sind bis zur letzten Minute produktiv am Institut – wir bereiten vor Ort alles in Ihrem Sinne vor.
Kundenstimmen
„Ich möchte mich nochmals herzlich bei euch beiden und bei concentris bedanken. Die von euch organisierten Meetings sind immer perfekt organisiert. Das ist sehr angenehm als Koordinator - man kann sich voll auf den Inhalt konzentrieren.“
“Vielen Dank für die liebevolle und perfekte Organisation des Meetings! War richtig schön und eine richtig runde Sache!“
